Produtivo

Uma prática poderosa de produtividade que você pode implementar hoje – Todos os gerentes desejam melhorar a produtividade das suas equipes, mas a tarefa de identificar e implementar estratégias não é algo fácil. Assim, uma boa notícia para você: existe uma prática simples que você pode usar para aumentar a produtividade do seu grupo, ao passo em que se melhora o ânimo e o engajamento dos seus funcionários.

Uma introdução à Focus Friday

A ideia é programar um dia sem reuniões ao mês, permitindo, dessa maneira, que a sua organização trabalhe nesse dia em tarefas importantes, nas quais estão enfrentando problemas devido ao trabalho diário.

A primeira vez que realizamos isso, tentamos como um projeto piloto, esperando que ele desse aos funcionários uma chance de colocarem as suas atividades em dia. No entanto, a resposta positiva foi tão esmagadora a ponto de tornarmos essa prática trimestral, e quando mesmo assim, se mostrou insuficiente, tornamos a última sexta-feira de todos os meses em um dia sem reunião, e denominamos de “Focus Fridays”. E, como uma vantagem adicional, permitimos que os nossos empregados usassem jeans nesses dias.

Nas Focus Fridays, os funcionários têm tempo de trabalhar nas atividades que eles sabem que são importantes, mas que não conseguem encaixá-las no seu horário. Uma atividade popular é a do desenvolvimento profissional, que parece que nunca temos tempo suficiente para ela. Outros empregados ficam felizes apenas por terem tempo para limpar a sua caixa de entrada do e-mail e completar outras tarefas, menos importantes, mas que se encontram pendentes.

Uma atividade que colocamos nas Focus Fridays foi a de encorajar as pessoas a testarem ideias que poderiam melhorar o ambiente tecnológico. Geralmente, encontramos times trabalhando em ideias advindas de negócios, indo além, pesquisando por novas tecnologias, racionalização de processo ou implementações de aprimoramentos do sistema. Essa cultura de inovação de base foi um benefício da Focus Friday que nos surpreendeu.

Pontos importantes para fazer a Focus Friday um sucesso

Existem alguns pontos relevantes para tornar a Focus Friday um sucesso:

  • Todos devem participar. Se o CIO e o gerente da equipe decidem que esses dias não são viáveis para eles e começam a marcar reuniões, isso irá destruir a iniciativa.
  • Devem existir algumas exceções. Por exemplo, seria contraproducente perder reuniões importantes com parceiros de negócios. E, claro, questões relacionadas com clientes ou produção também se enquadram nas exceções.

Sobre o último ponto, um desenvolvimento interessante aconteceu em nossa Focus Friday. Quando um de nossos parceiros comerciais tentou marcar uma reunião na sexta-feira, nós dissemos a ele o que fazíamos nesse dia e perguntamos se seria possível marcar a reunião para outro dia. Você pode até imaginar o que ocorreu em seguida: nosso parceiro adorou a ideia e aplicou a abordagem na sua gestão, implementando a Focus Friday em suas equipes. Pouco tempo depois, o conceito se espalhou pela companhia, e lembro de ter recebido uma ligação de um dos meus parceiros no exterior, perguntando “o que é essa Focus Friday que vocês estão fazendo, que os meus empregados querem implementar aqui?”

Um impedimento em potencial na implementação da Focus Friday é que ela parece muito simples para ser efetiva. Encontrei um senhor, que não estava implementando a prática no seu grupo, que me olhou com ar de graça e perguntou “você realmente acha que isso funciona?” A percepção dele sobre a nossa Focus Fridays era que todos os meses um dia de produtividade era perdido. Dessa forma, ele se mostrava relutante em implementá-la, pois sentia que os prazos dos projetos poderiam ser perdidos.

Benefícios da Focus Friday

Ver a Focus Friday como um dia de produtividade perdido é uma forma técnica de olhar para a sua organização. Há vários benefícios para a sua gestão e pessoal.

Para a gestão, as Focus Fridays promovem tempo para que os seus funcionários fujam das atividades diárias e pensem estrategicamente em como podem fazer com que a empresa melhore. Ademais, proporciona um momento para fortalecer as relações pessoais, visto que você pode andar na sala e falar com pessoas que você geralmente não encontra nas suas reuniões. Finalmente, existe um amplo benefício quando a sua organização se sente habilitada e isso se transforma em mais pensamento estratégico e ânimo.

No que tange a organização do pessoal, as Focus Fridays realçam a produtividade ao permitir que os funcionários foquem em uma atividade sem interrupções durante todo o dia. Os funcionários se sentem habilitados a fazerem o que eles acreditam que melhor se alinha aos objetivos da organização. E, para enfatizar mais uma vez um ponto importante, as Focus Fridays nutrem um ambiente de inovação, concedendo aos funcionários a oportunidade de testar novas técnicas e tecnologias.

Resumo

Eu me lembro das primeiras poucas vezes em que percebi que a Focus Friday teve impacto maior do que o esperado. Um dia eu estava indo até o meu carro após o trabalho com uma funcionária do meu grupo. Então, eu lhe perguntei como estavam as coisas, e ela respondeu que estava um pouco sobrecarregada com o trabalho, mas que sabia que a Focus Friday estava chegando e que assim teria a oportunidade de se organizar. Esta história pode não parecer significativa para você, mas a parte que está faltando nela é que, tivemos essa conversa na quarta-feira, e a Focus Friday estava marcada apenas para a semana seguinte. Contudo, esse dia era tão essencial para ela, a ponto de ela “circulá-lo” em seu calendário mental.

Em outro momento, recebi uma ligação de um significativo parceiro de negócios, me agradecendo por uma inovação tecnológica que implementamos no sistema primário deles. Quando eu fui falar com a pessoa que realizou o trabalho, ela me disse que estava pensando nessa inovação por quase um ano, mas que tinha decidido executá-la apenas na Focus Friday. Esse foi o dia em que percebi que tínhamos algo especial.

Embora a maioria das ideias de produtividade sejam difíceis de se implementar, essa é simples. Apenas um dia e você poderá ver se ela funciona em sua organização. Eu sei que funcionará. E você com certeza ficará muito surpreso ao ver a reação da sua equipe. Boa sorte!

Este artigo foi escrito por Bob Ronan da CIO, legalmente licenciado pela rede NewsCred Publisher.

Fonte: Content Loop BR

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