Fonte: http://www.difundir.com.br/site/c_mostra_release.php?emp=3744&num_release=111322&ori=P

Reunião no trabalho: ferramenta estratégica ou perda de tempo?

Tecnologias e novas gerações colocam em “xeque” modelo de encontros para tomada de decisões e impõem desafios para os gestores

Ser convocado para uma reunião em meio a um turbilhão de tarefas é algo que mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com outras atividades. Principal ferramenta das organizações para alinhar o planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas têm sido motivo de controvérsia nas empresas, o que pode ser vencido com planejamento, uma boa pauta e objetivos claros.

Para a especialista na área de Recursos Humanos e diretora da Business Partners Consulting Interior São Paulo, Viviane Gonzalez, quando bem organizadas, as reuniões têm a função de buscar a solução de conflitos de forma rápida. “Ou pelo menos novas possibilidades e alternativas a problemas comuns, pois elas são feitas em torno de assuntos comuns a todas as pessoas presentes”, diz.

Segundo ela, os encontros não devem exceder alguns critérios, como prazo e horários determinados para ocorrer, a divulgação previamente de uma pauta, a existência de uma rotina semanal ou mensal e, acima de tudo, uma boa liderança. “São situações que não devem acontecer a todo instante e por qualquer motivo. Isso gera perda de tempo e produtividade”, alerta.

Na mesma linha de Viviane, o professor de gestão de pessoas da IBE Conveniada FGV, Sergio Miorin, ressalta que os encontros reduzem os retrabalhos, pois alinham o planejamento e comunicação entre a equipe. No entanto, ele reconhece que a maioria das empresas utiliza a ferramenta de forma equivocada. “Uma reunião, de forma geral, deve ter a duração de, no máximo, 1 hora. Caso contrário, ela pode gerar malefícios como: perda de tempo, confusão de informações, falhas em projetos, desgastes emocionais, redução de eficiência e até mesmo prejuízos financeiros para empresa”, aponta.

Na hora certa

Muitas são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de resultados nas reuniões atualmente. O que os especialistas também consideram é que há outros benefícios consequentes da rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do espírito de equipe, justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas.

Para os especialistas, a maioria dos profissionais, independentemente da geração, não está pronta para chegar aos resultados obtidos nas reuniões por meio de outras maneiras, como e-mails ou telefonemas.

“Por mais conectado que seja o profissional, a revolução tecnológica ainda não substitui o encontro das pessoas para um fórum de soluções. Ainda que isso seja feito com auxílio da tecnologia, que é muito bem vinda, as reuniões promovem o encontro de todas as versões ao mesmo tempo. Uma boa reunião evita a troca de pelo menos 20 e-mails entre o grupo”, aponta Viviane. “O face to face (frente à frente ) nunca terá uma opção melhor e mais produtiva. Quando visualizamos as pessoas, suas expressões, gestos e mensagens corporais, a recepção da informação chega com maior transparência ao receptor, o que agrega valor para as relações”, destaca Miorin.

Viviane e Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um relatório, ATA ou, no mínimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas. Ao líder, cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. “Nesse momento, entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido, de forma que todos saibam o que devem fazer”, destaca Viviane.

Editorias: Negócios  Recursos Humanos
Tipo: Pauta  Data Publicação: 11/10/13
Tags: MERCADO DE TRABALHO NEGÓCIOS RECURSOS HUMANOS
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