Quatro dicas práticas para tornar as reuniões mais produtivas – Como garantir que as reuniões otimizem – e não atrapalhem – as dinâmicas de trabalho?
“Bom, já passa das 10 horas, então, vamos em frente com a reunião do pessoal. Como de costume, é claro, não sabemos muito bem por que nos reunimos. Só sabemos que a reunião acontece toda segunda-feira”. Se fosse para falar a verdade sem filtros, muita reunião de trabalho começaria assim, como sugere o livro, recém-lançado no Brasil, Os Segredos das Reuniões Produtivas – como acabar com a chatice, controlar a confusão e eliminar a perda de tempo, de Charlie Hawkins, presidente da Seahawk Associates, uma empresa de gestão.
O livro traz algumas dicas práticas para combater as reuniões mal preparadas, que, em vez de resolver problemas ou apontar direções, tornam-se perda de tempo e de produtividade e geram mais confusão do que esclarecimento.
A seguir, um passo a passo para escolher melhor quando e por quê marcar um encontro de trabalho, e como ele pode ser mais proveitoso.
1. Precisa mesmo de reunião?
Se a reunião é semanal, a tendência é entrar no piloto automático e nem se perguntar mais se ela é realmente necessária. Com o passar do tempo, torna-se um hábito. Sem se questionar se ela é realmente necessária e quais os tópicos a serem discutidos naquele dia, pode virar um simples cumprimento de agenda, um momento de distração das tarefas que realmente importam e, em alguns casos, o encontro gera colocações fora de hora, exibições e manifestações de arrogância dos participantes.
Então, sempre que marcar uma reunião, esteja ela no calendário prévio ou não, pergunte-se: por quê? Qual a finalidade? Quais os objetivos? Algumas respostas possíveis se encaixam nos itens a seguir.
a) Informar e receber informações;
b) Coordenar projetos, cronogramas e atribuições;
c) Aprender novos procedimentos ou operações;
d) Planejar metas, definir objetivos e desenvolver estratégias;
e) Resolver problemas ou criar oportunidades a partir de questionamentos pertinentes;
f) Decidir prioridades e ações secundárias, porém não menos importantes;
g) Socializar com a equipe;
h) Criar trabalho de equipe, por meio da construção de confiança, inspiração, motivação e celebração de atividades bem-sucedidas;
i) Reuniões de múltiplas finalidades, que podem incluir apresentação de relatórios, resolução de problemas e comemoração de resultados alcançados.
2. Quem deve participar?
Com o objetivo da reunião definido, considere quem deve ser convidado para participar, analisando o valor que cada participante terá para ajudá-lo a atingir o resultado esperado. Considere mais convidar uma equipe representativa do que ter a participação do grupo inteiro. Inclua na lista pessoas que possam contribuir com algum conhecimento específico, mesmo que não estejam diretamente ligados ao assunto.
É importante se certificar de que as pessoas-chaves estarão presentes para que a reunião não seja tempo perdido. Além disso, é fundamental atribuir um papel para cada participante. Ao ter uma função clara e importante nas mãos, a tendência é que a pessoa se comprometa mais a contribuir, de fato, e não ficar apenas fazendo comentários desconexos ou assumir uma postura de ausência, como se não tivesse um papel ativo no grupo.
Algumas das funções que compõem o time de uma reunião são:
a) O organizador: é a pessoa que convoca a reunião. Geralmente, é ele que tem o problema ou a questão e é o responsável pelo resultado. Costuma ser o líder do grupo;
b) O facilitador: serve como líder do processo, ajudando os participantes a manterem o foco da conversa e a chegarem a uma conclusão;
c) O controlador do tempo: auxilia o facilitador e o grupo, lembrando o início, o fim da reunião e o momentos das intervenções individuais;
d) O pessoal de apoio: responsável por providenciar os recursos técnicos para a realização da reunião.
e) Os participantes: são os principais personagens. Compartilham informações e contribuições, apresentam ideias, analisam questões, tomam decisões e contribuem para atingir o objetivo da reunião.
3. Escolha o local adequado.
Leve em conta o tamanho, a localização, a mobília, a iluminação, a ventilação, o acesso e o nível de ruído do ambiente. Dependendo da finalidade da reunião, a fórmula adequada será diferente.
Por exemplo, se houver uma apresentação prevista, a indicação é uma sala ampla e cadeiras que podem estar dispostas em formato de U. Arrume a sala de modo que todo mundo possa ver facilmente o apresentador e a imagem projetada no PowerPoint. Para reuniões de brainstorm, brinquedos, jogos e quebra-cabeças podem ajudar a inspirar o pensamento lúdico e a criatividade.
Indicar o caminho por meio de um mapa (se a reunião for fora do escritório), checar se há ar-condicionado ou ventilador e se costuma haver barulho nos arredores são itens tão importantes quanto a reunião em si. Fazem parte do planejamento e podem garantir que, durante o encontro, todos estejam confortáveis para se focar no tema que realmente importa.
4. Crie uma pauta.
Preparar a pauta de reunião é diferente de simplesmente fazer uma lista de assuntos. Para que ela seja realmente útil, é preciso que enumerar os temas a serem abordados e relacionar cada um deles ao objetivo principal da reunião.
Os tópicos devem ser claros e objetivos, indicando uma ação. Temas vagos ou enganosos só geram confusão.
Ordene as prioridades, estabeleça graus de urgência e uma prévia do tempo que será preciso para realizar cada tarefa. É importante que a pauta não tenha mais assuntos do que minutos ou horas para discuti-los. “Espaço para respirar” e flexibilidade devem fazer parte da programação.
Fonte: Época Negócios
