Atualmente, vivemos dias onde a competitividade e a excelência dos processos é uma das principais buscas do meio corporativo. Produzir mais, gastar menos, otimizar os recursos, manter a qualidade e aumentar a receita são constantes bem presentes na gestão de projetos.
Em meio a tanto rigor, pode parecer impossível alcançar tantas demandas e ter um controle de qualidade que realmente funcione.
Mas não se desespere. Mesmo em um pequeno negócio, o ciclo PDCA pode ajudar na solução de problemas e, mais do que desenvolver o seu tão sonhado projeto, pode estabelecer uma sólida cultura de melhoria contínua e controle de qualidade na sua empresa.
O que é o ciclo PDCA?
O PDCA é uma ferramenta de controle, melhoria contínua e gestão da qualidade dos processos de uma organização. E quando falamos de processos, não nos limitamos apenas aos industriais, mas também abrangemos os empresariais.
Como exemplo, podemos aplicá-lo no processo de vendas, no processo de logística, no processo de aquisição de novos clientes e em todos os demais que compõe a empresa.
Ele é definido como um ciclo, pois após o término da sua última etapa, é necessário voltar à primeira para continuar o aperfeiçoamento do processo.
O ciclo PDCA foi criado nos anos 20 pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, também conhecido como um dos pioneiros no controle estatístico da qualidade.
Mais tarde, nos anos 50, William Edwards Deming, um professor americano, foi quem aprimorou e popularizou esta ferramenta no mundo inteiro. Por isso, ela também é conhecida como o ciclo de Deming.
Deming foi reconhecido principalmente por sua atuação na melhoria dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial e por seu impacto no estabelecimento da gestão da qualidade moderna do Japão.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
O nome PDCA é uma sigla na qual cada letra representa uma etapa do seu ciclo, em referência ao nome de cada uma delas em inglês. Portanto, ele é constituído de quatro etapas, sendo elas: Plan – Planejar, Do – Executar, Check – Analisar e Act – Agir ou Ajustar.
Cada etapa refere-se às ações necessárias que o executor do projeto mantenha o controle da qualidade e melhoria contínua do processo escolhido.
Como aplicar o ciclo PDCA?
Após entender o seu conceito e quais são as etapas dessa poderosa ferramenta, iremos considerar como cada uma delas pode ser aplicada ao seu negócio e transformar de vez a qualidade dos seus projetos.
1. Planejar
Na primeira etapa, você irá definir os objetivos de cada processo, atividade ou máquina. Tenha em mente o tipo de problema que você precisa resolver e o porquê é necessário resolvê-lo.
Aqui também você pode definir seus KPI’s e quais serão seus parâmetros. KPI’s, ou indicadores de desempenho, são medidas quantitativas ou qualitativas que demonstram informações sobre a evolução do seu projeto.
Defina a metodologia de trabalho a ser utilizada para solução da questão e desenvolva um plano de ação para alcançar as metas estabelecidas. Ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, 5W2H, Brainstorming, entre outras, podem ser muitos úteis nesse momento.
Fique atento para elaborar um plano que realmente abranja todas as fases do seu problema e que defina todas as ações necessárias a serem tomadas para sua resolução.
Esta fase será onde você colocará a maior parte do seu tempo. Afinal, quanto mais um planejamento for completo e minucioso, melhor será o seu desempenho.
2. Executar
Depois de definir o problema a ser solucionado e a meta a ser alcançada, é necessário colocar a mão na massa. Aqui, o plano de ação desenvolvido na etapa de planejamento é posto em prática.
Porém, antes de realizá-lo, é de fundamental importância que todo pessoal envolvido na execução do projeto seja treinado de acordo com as ações definidas. No treinamento é explicado qual será o plano e a função de cada pessoa nele.
Também é demonstrado a maneira correta de executá-lo, os recursos disponíveis e o que se espera de cada pessoa. Uma equipe comprometida e capacitada é menos propensa a cometer falhas e é capaz de agir de acordo com o esperado.
Caso haja algum erro na execução do plano de ação, será necessário voltar à primeira etapa e examinar a falha de planejamento e o reestruturar de forma a torná-lo exequível.
3. Analisar
Se o plano for executado conforme o previsto, é hora de analisar os resultados obtidos. É preciso que seja feito um diagnóstico detalhado de cada uma das atividades realizadas para saber se o resultado foi positivo ou negativo.
Ao identificar pequenos desvios e erros cometidos, os registre para que possam ser resolvidos no próximo ciclo. Faça o mesmo com as oportunidades de melhoria identificadas durante a etapa de execução para implementá-las no novo ciclo.
Avalie também a metodologia de trabalho utilizada e o desempenho da sua equipe. Isso proporcionará insights do que reforçar nos treinamentos e como fazer melhor na próxima fez que o processo for executado.
4. Agir ou Ajustar
Caso o plano tenha dado certo, é hora de torna-lo padrão para sua empresa e o aprimorar continuamente. Se problemas tiverem ocorrido ao longo do caminho, este é o momento de agir, promovendo ações corretivas e ajustes para que as metas sejam alcançadas.
Se a etapa de análise foi feita de forma correta, você terá em mãos um diagnóstico completo de suas ações, assim como suas falhas, erros e oportunidades de melhoria. Faça os ajustes necessários e reinicie a etapa de planejamento para o início de um novo ciclo.
Como se pode ver, o cerne do ciclo PDCA é a melhoria contínua dos seus processos. Portanto, não há uma previsão de fim para ele. Quanto mais vezes você o executar, mais um padrão de qualidade será visível em seus processos, mais controle você terá sobre eles e, devido aos treinamentos constantes, sua equipe se tornará mais capacitada e motivada a executar o plano.
Comece a utilizar o ciclo na resolução de problemas simples. Dessa forma, conforme você for bem-sucedido, você ganhará robustez e conhecimento do funcionamento da ferramenta, sendo capaz de partir para solução de problemas cada vez mais complexos e importantes para o desempenho da empresa.
Agora que você já se sabe o que é e como aplicá-lo, o ciclo PDCA deve ser um grande auxílio para colocar em prática os seus projetos e os tornar realidade.
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