E Mail

Organize seu e-mail de forma (realmente) eficiente – É necessário ter apenas cinco pastas, sabia?

Você chega no escritório pela manhã, abre sua caixa de e-mails e vê que existem 15 novas mensagens não lidas. Começa a ler os primeiros, joga fora as propagandas, começa a responder as mensagens mais urgentes e deixa as demais para responder mais tarde. Algumas horas depois, chegaram mais 30 e-mails, você ainda não respondeu os anteriores, a lista de pendências na caixa de entrada aumenta, aumenta, e você acaba perdendo uma mensagem importante no meio de várias que poderiam ser respondidas na próxima semana. A cena te parece familiar?

Em muitas profissões, a quantidade de e-mails recebidos por dia pode deixar qualquer um louco. De acordo com uma pesquisa feita pela Radicati, empresa americana de tecnologia de pesquisa de mercado, um usuário recebe cerca de 123 e-mails por dia, e a tendência é que esse número aumente.

Gerenciar todas essas mensagens não é tarefa fácil. Muitas vezes, os funcionários criam dezenas de pastas na tentativa de organizar a bagunça que é a caixa de entrada. Só que esse método não é sempre o mais eficiente.

Em uma coluna publicada pelo site Fast Company, Zach Hanlon contou como um novo método de organização facilitou muito sua rotina de trabalho. Antes, ele usava o método mais comum – separar as mensagens em pastas classificadas por assuntos. Porém, “e-mails, como reuniões, raramente se resumem a apenas um tópico”, pondera ele. E fica a dúvida: onde arquivar um e-mail que fala sobre dois assuntos diferentes? O segundo problema é usar a caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer. “O dia simplesmente não tem horas suficientes para responder todos os e-mails que se acumulam”, afirma.

O novo método, criado por um amigo de Hanlon que trabalha em uma empresa de consultoria de profissionais, não depende de assuntos ou categorias. Veja como funciona:

1. Caixa de entrada

Os e-mails não devem ficar muito tempo na caixa de entrada. Na verdade, só devem ficar lá tempo suficiente para que você consiga realocá-los a outra pasta. Existe, porém, uma exceção: aquelas mensagens que precisam ser respondidas imediatamente e que, depois de respondidas, podem ficar lá até que você receba uma resposta.

2. Hoje

Nessa pasta, devem ficar todos os e-mails que realmente precisam ser respondidos hoje. Antes de sair do escritório, no fim do dia, certifique-se que não esqueceu nenhuma mensagem sem resposta nessa pasta.

3. Esta semana

Todas as mensagens que precisam ser respondidas até o fim da semana

4. Este mês/este trimestre

Tudo o que precisa de uma resposta, mas que pode ser resolvido no longo prazo. Dependendo de sua função e profissão, você poderá escolher entre uma pasta para o mês ou para o trimestre.

5. PSC – Para seu conhecimento

Nessa pasta, você deve colocar os e-mails que não precisam ser respondidos por você, mas que contêm informações que você pode precisar no futuro.

Dicas para seguir o sistema das 5 pastas

Uma vez que você aderir a esse sistema, é preciso colocá-lo em prática de forma efetiva todos os dias. Não caia na tentação de deixar alguma mensagem na caixa de entrada para responder dali a algumas horas. “Com o tempo, melhorei o sistema e mantive as cinco pastas. Eu não tenho dó ao deletar e-mails que não precisam de minha atenção”, afirma Zach Hanlon.

Mantenha uma lista de coisas a fazer – separada do e-mail. Ela vai te ajudar a manter a organização ao longo do dia. Outra dica de Hanlon é ser criterioso na seleção dos e-mails que precisam – mesmo – ser respondidos no mesmo dia em que você os recebeu. Não coloque e-mails que não precisam dessa resposta imediata nessa pasta. Hanlon, diz que tenta colocar nesse arquivo apenas os e-mails relacionados a clientes, ao chefe e a projetos urgentes. Assim, a dica é, quando tiver um tempo livre, pode-se aproveitar para resolver as pendências nas pastas da semana e do mês.

O autor também aponta que, muitas vezes, não é realmente necessário responder todos os e-mails que chegam na sua caixa de entrada. Pondere se é importante dar sua opinião em um assunto que está sendo discutido por muitas pessoas, ou se essa mensagem pode ser arquivada na pasta PSC.

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