Você já se fez a pergunta: “será que faço um bom trabalho”? Nos ambientes de trabalho atuais essa pergunta é muito recorrente. Mas como saber que você está realmente fazendo um bom trabalho ou como está se saindo nas atividades profissionais diárias?
E você, gestor, sabe como motivar a sua equipe e monitorar o seu desempenho de forma contínua?
Bom, a resposta para os dois casos está no feedback. Neste artigo, trataremos sobre o que é o feedback, seus tipos, como dá-lo e como recebê-lo.
O que é feedback?
Feedback é um termo em inglês, que significa, em tradução literal, retroalimentação. Isso já nos dá uma ideia que seu conceito envolve sempre devolver algo a alguém. Ou seja, o feedback sempre será uma via de mão dupla: um lado entrega um resultado o outro mostra seu impacto.
Portanto, ele é uma ferramenta que tem como intenção melhorar o desempenho do funcionário e orientá-lo no caminho certo, dentro das metas e objetivos da empresa.
Por exemplo, imagine que você seja um gestor de uma empresa e, nela, há um funcionário que sempre elabora bons relatórios que o ajuda a tomar boas decisões.
Entretanto, este mesmo funcionário pode ter alguns problemas ortográficos, o que gera alguns constrangimentos.
Você como superior pode marcar uma reunião, elogiar pelo bom desempenho nos relatórios e demonstrar o quanto está feliz por isso, bem como orientá-lo referente aos erros ortográficos. Dessa forma, o colaborador se sentirá motivado por saber que está realizando um bom trabalho e, no cenário ideal, buscará ajuda para corrigir seus erros.
Este exemplo mostra o feedback em sua essência: ressaltar os pontos fortes, corrigir as falhas e motivar o colaborador.
Tipos de Feedback
Entretanto, por mais simples que pareça, é necessário levar em consideração alguns fatores importantes na hora de dar um feedback para que ele não seja feito de forma destrutiva, acabando com a motivação da sua equipe.
Sendo feito de maneira correta e sincera, o resultado sempre será um feedback construtivo, e ele pode ser dividido em dois tipos: positivo ou negativo.
Feedback positivo
O feedback positivo busca destacar o bom desempenho em algum trabalho realizado.
Ele se concentra em coisas boas que aconteceram no passado que merecem elogios e devem ser repetidas no dia a dia.
É crucial lembrar que o feedback positivo, embora seja fácil de dar, não deve ser usado a todo momento. Ele deve ser dado apenas quando necessário e deve ser equilibrado com um feedback negativo.
Para evitar que seja feito de forma sistemática e repetida, elogiar seus funcionários espontaneamente é uma boa saída. Ainda assim, quando você quiser fornecê-lo, tenha em mãos dados precisos e mostre-os regularmente, fornecendo aos colaboradores uma fonte confiável de informações sobre como eles trabalham.
Feedback negativo
Provavelmente o mais difícil de dar, mas o melhor de receber.
O feedback negativo tem o estigma incorreto de ser simplesmente uma crítica, ou o famoso feedback destrutivo quando, na realidade, é o momento mais valioso para quem recebe como uma oportunidade de melhoria.
Isso ocorre porque dar um feedback negativo não é tão fácil quanto o positivo. Naturalmente, tendemos a procrastinar quando se trata de ter que enfrentar uma situação de confronto por alguma falha ou erro do colaborador ou uma verdade inconveniente.
Este tipo de “retorno” colaborador concentra-se em coisas que aconteceram diferente do esperado e é avaliado de uma forma que evite que elas aconteçam novamente.
Dar feedbacks negativos ajudará você e seus colaboradores a se concentrarem em fazer as coisas certas da maneira certa, no lugar de repetir tarefas fúteis, falhas ou processos incorretos.
Como dar um feedback?
É essencial ter cuidado na hora de dar um feedback construtivo ao seu funcionário. Isto requer atenção e cuidado para escolher as palavras certas, equilibrando entre os pontos positivos e os negativos, de forma que crie um discurso coeso e sincero ao mesmo tempo.
Entretanto, não pense que somente o gestor ou chefe pode dar feedbacks: colaboradores podem e devem dar feedbacks construtivos aos seus líderes no intuito de melhorarem seus relacionamentos e a própria tomada de decisão do gestor.
1. Lembre-se do motivo do feedback
Antes de dar um feedback, lembre-se do motivo pelo qual está fazendo isso. O objetivo é melhorar a situação ou o desempenho da pessoa e, por fim, criar um impacto positivo. Você não conseguirá isso sendo severo, crítico ou ofensivo.
Provavelmente, você obterá muito mais das pessoas quando sua abordagem for positiva e focada na melhoria. Isso não quer dizer que o feedback deve ser sempre bom, mas deve ser justo e equilibrado.
2. Aborde o problema o quanto antes
Quanto antes você abordar o problema, melhor. O feedback não serve como um elemento surpresa, então quanto mais cedo você fizer isso, mais a pessoa estará preparada para recebê-lo.
Pense desta maneira: é muito mais fácil dar um feedback sobre um único trabalho de uma hora que não foi feito corretamente do que fazer isso sobre um ano inteiro de trabalhos fracassados de uma hora.
Se a situação envolvida for altamente emocional, espere até que todos se acalmem antes de iniciar o processo. O destinatário provavelmente ouvirá o que você está dizendo, e você evitará dizer algo no calor do momento do qual se arrependerá mais tarde.
Além disso, não o faça como um evento anual ou trimestral. Embora possa haver momentos de feedbacks formais em determinadas épocas do ano, ele, no modo simples e informal, deve ser dado com muito mais frequência do que isso – talvez todas as semanas ou mesmo todos os dias, dependendo da situação.
Sendo frequente e informal, nada do que for dito durante as sessões de feedback formal será inesperado, surpreendente ou particularmente difícil.
3. Prepare-se para dar o feedback
Outro ponto a ser observado é que você precisa estar preparado na hora que for dar um feedback. Obviamente, você não precisará ler um roteiro, mas é necessário ser claro sobre o que vai dizer. Isso o ajudará a se manter atualizado e a resolver os problemas.
Sendo assim, diga à pessoa exatamente o que ela precisa melhorar. Isso garante que você se atenha aos fatos e que haja menos espaço para ambiguidades.
Se você disser a alguém que ela agiu de forma não profissional, o que isso significa exatamente? Ela era muito agitada, muito amigável, muito casual, muito petulante ou mal vestida?
Lembre-se de apenas falar sobre o que sabe em primeira mão: você rapidamente se verá em um terreno instável se começar a dar feedbacks com base nas opiniões de outras pessoas.
Além do mais, tente não exagerar quando for pontuar alguma coisa. Evite palavras como “nunca”, “todos” e “sempre” pois a pessoa provavelmente ficará na defensiva. Sempre discuta quais os impactos gerados diretamente pelo comportamento do funcionário e jamais leve para o lado pessoal ou procure culpar alguém.
4. Reserve um local apropriado
Também é importante onde você dará o feedback. Embora o reconhecimento público seja algo bom, a crítica em público não é algo agradável.
Estabeleça um lugar seguro para conversar, onde você não seja interrompido ou ouvido por acaso.
5. Use sua própria perspectiva da situação
Sempre organize o discurso a partir da sua própria perspectiva. Dessa forma, você evita rotular a pessoa.
Diga: “Não gostei da sua atitude quando você criticou meu relatório na frente do meu chefe”, ao invés de “Você foi insensível ontem”.
6. Não prolongue o tempo na avaliação
Seja coeso em situações de feedback. Discuta no máximo duas questões. Mais do que isso, você corre o risco da pessoa se sentir atacada e desmoralizada.
Outra boa regra é começar com algo positivo. Isso ajuda a deixar a pessoa à vontade. Também permitirá que ela “veja” como é o sucesso e quais passos ela precisa dar na próxima vez para acertar.
Tente terminar com um elogio também. Caso contrário, ela pode ficar desanimada e sem valor.
Muitas pessoas tendem a exagerar no feedback construtivo com muitos aspectos positivos. Então, a pessoa acaba pensando: “Puxa, estou indo muito bem”, em vez de “Sou bom em determinada situação, mas preciso melhorar em outras”.
7. Busque a cooperação do seu destinatário
Certifique-se de que vocês dois sabem o que precisa ser feito para melhorar a situação. A mensagem principal deve ser que você se preocupa e deseja ajudar a pessoa a crescer e se desenvolver. Estabeleça metas e faça planos para monitorar e avaliar seu progresso.
Vocês podem não concordar em tudo, por isso é uma boa ideia pedir à pessoa que dê sua perspectiva. Use frases como: “O que você acha disso?” ou “Foi realmente isso que aconteceu?”.
Ouça atentamente o que ela tem a dizer e tente fazer com que ela dê algumas sugestões para melhorias. Dessa forma, ela terá a oportunidade de criar uma solução, sendo mais provável que a coloque em prática. Para evitar soar como se estivesse dando um sermão, fique longe de palavras como “bom”, “mau”, “deve”, “precisa”, etc.
Como receber um feedback?
Tão difícil quanto dá-lo é recebê-lo. E na realidade, quem tem mais poder em um feedback é quem o escuta e não quem fala.
Portanto, para quem almeja crescer e se posicionar no mercado em um nível de liderança, buscá-lo em todas as suas atividades é algo extremamente proveitoso.
Eu sei que muitas vezes ao saber que iremos ser avaliados, entramos em desespero. Mas, calma. Existem regras para que você possa receber bem um feedback sem surtar.
Patrícia Yaya, vice-presidente de Recursos Humanos e Serviços Administrativos da American Geophysical Union publicou na AGU Career Center 5 pontos para receber bem um feedback:
1. Seja um ouvinte ativo
Pratique sua habilidade de escutar o que os outros têm a falar. Incentive a pessoa que está oferecendo o feedback. Você aprenderá mais sobre si mesmo, como os outros o veem e como os outros interpretam suas ações e comportamentos.
2. Seja respeitoso
Esteja ciente de sua linguagem corporal, expressão facial e tom. Mantenha contato visual e tome cuidado para não ficar na defensiva, nem mesmo cruzar os braços.
Se você discordar, estiver chateado ou com raiva, dê um tempo para se acalmar antes de responder. E, quando o fizer, escolha cuidadosamente suas palavras.
Use o feedback para melhorar seu desempenho. Pense em como você pode melhorar seu comportamento, sua atitude ou sua situação. Aprenda com isso.
3. Faça perguntas
Esclareça suas dúvidas fazendo perguntas. Certifique-se de que elas o ajudem a entender o feedback. Peça exemplos para melhor melhorar sua compreensão.
4. Mostre gratidão
Expresse sua gratidão, independentemente do tipo de feedback que você receber. Com certeza você irá receber tanto os positivos como os negativos ao longo de sua carreira. Agradecer significa que você reconhece o esforço que foi feito para avaliá-lo.
5. Tome uma decisão
Reflita sobre o feedback e decida seus próximos passos, como vai usá-lo para promover seu desenvolvimento e/ou melhorar seu trabalho.
Além de dar e receber o feedback, é bom lembrarmos do quão importante é o autofeedback. Cada vez mais se torna imperativo realizar uma autocrítica dos nossos trabalhos e tomar as rédeas de nossas vidas profissionais.
Como podemos ver, apesar de ser simples em sua essência, o feedback pode ser uma ferramenta completa de análise e melhoria do desempenho da equipe.
A importância do feedback, principalmente na cultura brasileira, pode ajudar no desenvolvimento do mercado de trabalho como um todo. Afinal, faz parte de um mercado maduro sempre discutir os resultados e buscar a melhoria contínua.
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