A impressão é que o relógio está andando cada vez mais rápido e o dia está curto demais para dar conta de todas as atividades do trabalho. Essa é a realidade para muitos CEOs, que sofrem ainda com a pressão diária e não conseguem fazer o gerenciamento de tempo para tornar o dia a dia mais produtivo.
Reuniões longas, uma lista grande de e-mails para responder, prazos apertados e metas a serem cumpridas — como se organizar para ser eficiente sem deixar nada para trás? O segredo está justamente em saber como otimizar a rotina e ordenar as tarefas de modo inteligente.
Neste post, vamos mostrar 9 dicas para o CEO gerenciar o tempo de forma mais eficaz e, assim, melhorar os resultados. Acompanhe!
1. Saiba delegar tarefas
Alguns executivos — muitas vezes sem perceber — acabam centralizando muitas tarefas e decisões. Com isso, o tempo fica curto para resolver tudo, o que pode acarretar estresse e afetar em cheio a produtividade.
Mas quem é líder deve saber delegar tarefas e ter confiança na equipe. Para isso, analise o perfil dos seus funcionários e veja quais responsabilidades você pode transferir para cada um. Dessa maneira, seu dia ficará mais leve, você não se sentirá tão sobrecarregado e conseguirá se concentrar melhor em assuntos mais urgentes.
2. Estipule o tempo e a pauta de reuniões
O que pode atrapalhar bastante o gerenciamento de tempo são as reuniões. É claro que esses encontros são essenciais para a apresentação e discussão de projetos, tomada de decisões e análise de resultados, porém não precisam durar horas e horas.
Nesse caso, a dica é estipular o tempo de reunião — 30 ou 45 minutos — para que todos os participantes consigam focar no que precisa ser discutido naquele momento. É importante elaborar uma pauta e distribuir antecipadamente à equipe para que ela esteja preparada para o encontro.
3. Faça pausas
É fundamental que o CEO faça pausas durante o expediente, ou seja, não pule o horário de almoço e pare em alguns momentos — para tomar um café, uma conversa informal e até alongar o corpo. Pode parecer contraditório, afinal você não quer perder tempo, certo?
Contudo, para que você consiga otimizar o seu trabalho, é importante fazer esses intervalos. O cérebro consegue relaxar, e você terá mais disposição para resolver as próximas tarefas.
Se você busca uma rotina realmente organizada, estipule de antemão os horários para fazer essas pausas.
4. Saiba dizer não
Há dias mais sobrecarregados que outros, com pendências urgentes que precisam ser resolvidas em um curto espaço de tempo. No entanto, parece que, justamente nesses dias, mais pessoas requerem sua atenção, o que atrapalha ainda mais o expediente.
Nesses momentos é importante que você saiba dizer não. A dica é se posicionar de modo educado — mesmo naquelas situações mais estressantes — e deixar claro que você pode conversar em outra ocasião.
5. Estabeleça prioridades
O CEO só fará o gerenciamento de tempo eficiente ao estabelecer as prioridades da agenda, seja gerida por si ou por uma secretária ou secretário. Muitos executivos caem no erro de resolver tudo ao mesmo tempo — o que faz perder o foco e comprometer a qualidade do trabalho.
Antes de começar a resolver os assuntos, liste tudo o que você precisa fazer no dia, ou repasse com seu assistente, e comece pelas tarefas pelas mais urgentes.
Muitas vezes, há questões que podem ser adiadas, ou seja, não precisam consumir seu tempo naquela ocasião. A dica é ordenar o que precisa ser feito logo pela manhã — no início do expediente.
6. Crie uma agenda semanal
No início da semana, você e/ou seu assistente podem criar o hábito de organizar a sua agenda, estipulando os compromissos para cada dia. Dessa forma, é possível distribuir as tarefas sem sobrecarregar o seu expediente. Se preferir, você pode utilizar aplicativos que são voltados para essa função — como o Google Agenda.
Alguns executivos preferem deixar cada dia da semana para a resolução de um assunto específico, uma forma também inteligente de ordenar a rotina. Na segunda-feira, por exemplo, são tratados temas relativos à gestão da empresa; na terça, temas voltados às estratégias de negócio e assim por diante.
7. Não perca tempo demais nos e-mails
Os e-mails, sem dúvida, facilitam a comunicação, mas também consomem muito tempo do CEO. Saiba que nesse ponto é fundamental estabelecer os assuntos prioritários para que essas mensagens sejam resolvidas em primeiro lugar.
Você pode contar também com um assistente para responder aqueles e-mails mais corriqueiros, o que vai liberar seu tempo para outras atividades do dia.
Outra dica é evitar olhar a caixa de entrada a todo momento: estabeleça dois momentos do dia para realizar essa checagem.
8. Mantenha o ambiente organizado
Para que você consiga trabalhar com mais foco, é necessário se preocupar também com a organização. Ter uma mesa ordenada e os arquivos organizados em pastas específicas no seu computador vai poupar tempo na hora de procurar um documento importante, por exemplo.
9. Não leve trabalho para casa
É comum que o expediente continue mesmo depois que o CEO já deixou o escritório, afinal, com o mundo conectado, fica tudo na palma da mão, no smartphone. Mas, apesar dessa facilidade, não caia na tentação de continuar a trabalhar em casa.
Pode ser que você tenha a falsa ideia de que está produzindo mais, entretanto é fundamental valorizar os momentos de descanso e lazer com a família. Fique longe do celular, aproveite o jantar, assista a filmes e séries e procure relaxar para ter uma noite de sono reparadora.
Corpo e mente precisam estar descansados para que você tenha energia para acordar cedo e enfrentar a maratona de trabalho no dia seguinte cheio de disposição.
Fazer o gerenciamento de tempo vai otimizar a rotina de trabalho e, consequentemente, melhorar sua produtividade, principalmente naqueles dias mais apertados. Você pode ser mais eficiente com pequenas mudanças de hábito no dia a dia, melhorando inclusive o trabalho de toda sua equipe.
Quando você organiza melhor sua agenda, consegue dedicar um tempo para os estudos. Pensando nisso, que tal conhecer os cursos voltados para Altos Executivos? Entre em contato com a IBE Conveniada FGV e veja como se atualizar e melhorar ainda mais sua carreira!
