Transforme As Reuniões Em Um Espaço Para Diálogos Sinceros

Uma dúvida para muitas pessoas é como se comportar em uma reunião de negócios. De fato, essa é uma preocupação muito pertinente, pois trata-se de um momento importante para quem quer construir uma imagem de profissionalismo e eficiência.

É uma ocasião em que todos estão com os olhares voltados para você, o que dá um certo nervosismo e traz responsabilidade. Por isso, quem não dedica a devida atenção a esse aspecto pode comprometer a sua carreira.

Logo, para não fazer parte desse grupo de profissionais desatentos e fracassados, confira as técnicas que separamos para que você se destaque nas suas reuniões!

1. Prepare-se para todas as reuniões

O fato de já estar acostumado a participar de reuniões no dia a dia não significa que você esteja preparado para todas elas. Cada encontro tende a ser diferente, e o ideal é que você se organize para cada um deles.

Uma boa ideia é separar o material que será utilizado (apresentações, vídeos, propostas, dispositivos eletrônicos etc.), além de revisar os tópicos que serão abordados. É claro que muitas situações são imprevisíveis, mas, sabendo o motivo da reunião, já é possível pensar nas suas ideias e posicionamento para não parecer perdido na hora.

Na verdade, tudo na vida depende de treino — quanto mais praticamos, maiores são as chances de sermos muito bons naquilo. Este ritual de preparação é importante ainda para conferir mais segurança para você mesmo, o que naturalmente vai ser transmitido para os outros.

2. Entenda o papel de cada participante

Talvez as reuniões das quais você participa sejam sempre com pessoas já conhecidas. Acontece que nem sempre vai ser assim. Portanto, outra tarefa interessante de se fazer é buscar conhecer e entender o papel de cada participante.

É bem provável que cada um deles aborde as suas próprias necessidades e lute por elas. Por exemplo, um comprador deve tentar garantir um preço atrativo, enquanto vendedores se preocupam em fazer uma boa venda.

O profissional de marketing quer recursos para investir em sua área e criar ótimas campanhas, só que o responsável pelo setor financeiro precisa pensar em todos os custos da empresa.

Embora os fatores sejam muito variáveis, perceber os detalhes também faz toda a diferença, como compreender a personalidade de cada um (mais extrovertido, tímido ou sério) e as diferentes culturas das pessoas. Tudo isso ajuda você a se posicionar melhor e conquistar quem está ao seu redor.

3. Preocupe-se com a sua aparência

Um erro clássico e bastante comum para muita gente é não cuidar da aparência quando se tem uma reunião de negócios marcada. Mesmo que seja um evento casual e não tão significativo, não dá para negar que o seu visual reflete o seu comportamento e postura.

Neste caso, é preciso ter bom senso para não pecar pela falta ou por excesso. Roupas discretas, higiene pessoal e um semblante agradável são itens fundamentais. Chegar todo amassado, com uma vestimenta inadequada, cheirando mal e com cara de sono é capaz de acabar com a sua credibilidade.

Então, tenha o cuidado de se arrumar com calma e pensar na importância de fazer isso para favorecer a sua imagem.

4. Foque nos resultados

Não existe coisa pior do que perder tempo do seu dia em reuniões que não servem para nada, você não acha? O problema é que isso acontece mais do que podemos imaginar.

Encontros sem objetivo que não chegam a nenhum resultado ocorrem com frequência — pior ainda quando eles se estendem demais. Normalmente, isso indica que falta alguém no grupo que seja mais prático e coloque um pouco de ordem na situação.

Diante disso, avalie se esse papel de liderança cabe a você (sem ser inconveniente) e proponha um planejamento para cada reunião.

Crie um roteiro com os assuntos que precisam ser tratados e busque chegar a uma decisão após discutirem sobre cada um deles. Isto é, faça valer a pena e foque nos resultados, evitando reuniões desnecessárias e improdutivas.

5. Desenvolva a sua comunicação

Outro aspecto que as pessoas costumam notar muito é a maneira como cada pessoa se comunica. Quando todos estiverem olhando para você, saiba que provavelmente eles estão analisando a sua postura, o seu jeito de pensar e tudo aquilo que você fala.

A verdade é que ter uma boa comunicação é importante para qualquer carreira. Isso não quer dizer apenas que você deve ter um bom português, mas saber se expressar com clareza, ser educado e — principalmente — tomar cuidado com o que fala.

Ainda mais em um ambiente profissional, é imprescindível ter a noção de que nem tudo deve ser dito. Muitas vezes não há espaço para brincadeiras e, mesmo quando for necessário fazer algum tipo de crítica ou oposição, tudo precisa ser feito com cautela e respeito.

Por outro lado, ficar sempre muito quieto também não é a melhor coisa. Se você tem consciência de que não tem tanta desenvoltura para falar, procure maneiras de desenvolver essa habilidade. Livros e cursos são uma boa pedida!

6. Anote tudo o que puder

Ter o hábito de anotar tudo o que aconteceu durante a reunião é uma ótima estratégia para não se esquecer de nada depois. Por mais que você tenha uma memória eficiente, vez ou outra é normal acabar deixando algo para trás.

Durante aquele momento estamos atentos e achamos que nada vai passar despercebido. Porém, depois de tantas outras coisas que passam pela nossa cabeça todos os dias, não é tão difícil assim esquecer algum detalhe.

E como qualquer descuido pode trazer problemas no futuro, é melhor se prevenir e ter um arquivo das suas informações — que pode ser feito com papel e caneta ou em um dispositivo eletrônico. Aliás, essa atitude ainda demonstra seu interesse em participar e prestar atenção na reunião.

7. Evite atrasos

É desagradável ter um compromisso marcado e ficar esperando alguém que está atrasado, não é verdade? Pior ainda é deixar as pessoas esperando por você, até porque isso pode afetar a sua imagem como profissional.

Comprometimento e responsabilidade são duas características relevantes, e uma boa forma de manter essas qualidades é possuir uma agenda bem-organizada. Logo, coordene os seus horários e programe-se para evitar os atrasos.

8. Tenha equilíbrio

Por fim, um aprendizado que não pode ser desconsiderado em nenhuma ocasião: ter equilíbrio. Na prática, isso implica não ter uma participação demasiada e nem deixar de participar.

A ansiedade para se destacar e ganhar algum tipo de reconhecimento precisa ser controlada. Mesmo quando estamos convictos da nossa fala, ficar fazendo interrupções e querer ser o centro das atenções o tempo todo é deselegante.

Ao contrário, parecer ausente e não falar nada é capaz de passar uma imagem de desinteresse ou despreparo. O ideal é ser certeiro e aproveitar as oportunidades para contribuir com algo positivo, demonstrando sua capacidade e segurança.

A questão é não encarar uma reunião de negócios como um bicho de sete cabeças. Com as dicas que reunimos acima, certamente você vai conseguir se preparar melhor e vencer esse desafio com mais tranquilidade!

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