Participar de reunião de negócios pode ser desgastante e cansativo. Contudo, é bom lembrar que elas existem para desenvolver ideias em equipe e tirar os projetos do papel.
O fato é que parecemos nos esquecer desses pontos centrais e comparecemos nas reuniões irritados e desmotivados, tornando-as improdutivas e desgastantes.
Entretanto, não há motivo para desespero. Embora frequentar reuniões não seja uma paixão para a maioria das pessoas, existem algumas regras que podem torna-las um pouco mais fáceis para todos.
Pensando nisso, selecionamos 10 dicas de comportamento em uma reunião de negócios para que você possa aproveitar o máximo dela.
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Chegue na hora certa e fique preparado para a reunião
Esse comportamento mostra que você se preocupa com o tempo dos outros. Claro, a pontualidade pode ser vista de diferentes formas em cada parte do mundo. Nos Estados Unidos e Alemanha, por exemplo, eles são cruciais. Apenas saiba que tipo de pessoa você está conhecendo e o que elas esperam de você. Além disso, vá preparado, você economizará tempo durante a reunião.
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Faça apresentações
Se algumas pessoas na sala de reunião não se conhecem, comece fazendo as apresentações. Se você conhece a todos, pode apresentá-los ou pedir às pessoas que se apresentem ao restante do grupo.
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Vá para a reunião com uma atitude positiva
Ninguém gosta de se encontrar com pessoas mal-humoradas e desmotivadas, isso realmente mata o clima na sala. Portanto, tente deixar para trás as coisas nas quais estava trabalhando e entre na sala de reuniões com uma mente positiva.
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Fique mentalmente presente
É completamente normal que sua mente divague de vez em quando. Mas quando você notar que isso está acontecendo, volte e se concentre na reunião. Você está lá por um motivo, não deixe ser uma perda de tempo.
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Seja um bom ouvinte com uma mente aberta
Ouça o que os outros têm a dizer e tente compreendê-los. Mostre interesse e permaneça neutro e sem julgamentos. Além disso, espere sua vez de falar. Procure primeiro compreender, depois ser compreendido.
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Faça perguntas
Tente participar da reunião e faça perguntas. Provavelmente, nem todos os itens são tão relevantes para você quanto para os outros e isso pode ser entediante. Ainda assim, você pode participar fazendo perguntas de acompanhamento e, se a situação permitir, compartilhando seu ponto de vista. O segredo é fazer perguntas que inspirem uma nova maneira de pensar e expandir seu campo de visão. Tente fazer perguntas abertas que começam com “como…”, “o que você acha sobre …”, “você pode explicar mais sobre …”, “por que isso funcionou?”, “O que você sugere que façamos?”, etc. Evite perguntas abertas que tenham apenas uma resposta correta.
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Contribuir para a meta e agenda da reunião
Se você for requisitado para contribuir com a agenda da reunião, reserve um tempo para fazê-lo. Isso mostra que você está engajado e que deseja participar da reunião. Dê suas ideias, tire dúvidas e ofereça soluções.
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Ataque o problema, não a pessoa
Se você discordar sobre um assunto, certifique-se de atacar o problema e não a pessoa. Fale sobre fatos ou de suas próprias experiências e opiniões e não ataque outra pessoa pessoalmente.
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Não fique usando o seu celular
A multitarefa em reuniões mata a produtividade. Pessoas que usam seus celulares, notebooks ou tablets, costumam se distrair. A menos que o dispositivo seja absolutamente necessário para a reunião, desligue-o ou coloque-o em modo avião e guarde-o.
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Limpe o ambiente
Isso é especialmente verdadeiro se você bebeu ou comeu durante a reunião. Você precisa limpar sua própria sujeira e deixar as coisas como as encontrou, para que as próximas pessoas que utilizarão o ambiente não fiquem irritadas com sua bagunça.
Compartilhe as regras da reunião com sua equipe
É importante que as pessoas que realizam uma reunião conheçam e entendam as mesmas regras. Sem isso, as pessoas podem ficar irritadas ou menos engajadas.
Se você estiver organizando uma reunião, compartilhe essas regras, preste atenção nelas e se elas são seguidas por todos os participantes. Se alguém está quebrando repetidamente uma ou mais regras de comportamento, pode ser uma boa ideia discutir isso com a pessoa.
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